Thông tin liên lạc nội bộ
- SĐT các văn phòng
- SĐT các lái xe
- Địa chỉ các văn phòng
Dịch vụ vận chuyển Bắc nam bằng xe tải
Danh sách điểm trả hàng, xe máy
(Danh sách các văn phòng, điểm trả dọc đường, SĐT liên hệ)
Vận chuyển hàng bưu phẩm, tivi…
(Hướng dẫn bọc, lưu ý, bảng giá)
Vận chuyển xe máy Bắc Nam
(Hướng dẫn bọc, lưu ý, bảng giá)
Dịch vụ thu hộ & chuyển khoản
(Phí thu hộ, thời gian hoàn tiền, hình thức trả tiền, sửa/hủy thu hộ…)
- Quản lý chuyến T1/2026
- Quản lý chuyến T2/2026
- Quản lý chuyến T3/2026
Link App hàng hóa:
https://guihang.vexere.com/
Đơn hàng chờ nhận
(Sales – các văn phòng)
- Sales: Tổng hợp các đơn hàng đã hẹn khách lên Sheet
- Văn phòng: Hẹn gọi hẹn khách ra gửi hàng + dán mã đơn
Giá vận chuyển Đã bao gồm thuế V.A.T 8%, ký duyệt hóa đơn 5 ngày sau khi giao.
- Link sheet danh sách hóa đơn cần xử lý
Bước 1: Bưu cục viên hỏi khách các thông tin: Mã số thuế, tên công ty, địa chỉ công ty… và điền vào sheet.
Bước 2: Kế toán soạn hóa đơn, ký duyệt và gửi cho khách.
- Link phần mềm MISA xuất hoá đơn V.A.T
- Link : https://app3.meinvoice.vn/v3/hoa-don
- MST:
- Tên đăng nhập:
- MK:
Lịch làm việc
(Các bạn sắp xếp lịch làm việc theo tuần, nghỉ 1 ngày/tuấn nếu muốn nghỉ liền nhau các ngày trong tuần thì tự sắp xếp người làm bù nhau)
SOP1011 – QUY TRÌNH TƯ VẤN KHÁCH LẤY HÓA ĐƠN VAT
Mục tiêu
- 100% khách được hỏi về nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
- 100% hóa đơn được xuất đúng thông tin – đúng thời điểm – đúng quy
- định.
- Không tranh cãi về VAT, không nhập sai, không bỏ sót thông tin.
- HƯỚNG DẪN CÁCH LÀM
-
Hỏi khách có nhu cầu xuất hóa đơn VAT không?
Ngay sau khi báo giá hoặc trước khi chốt đơn, hỏi khách:
“Dạ anh/chị có cần xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng này không ạ? Giá bên em báo đã bao gồm 8% VAT.”
Giải thích rõ:
- Giá báo = đã bao gồm 8% VAT
- Nếu khách cần hóa đơn → chỉ cần thông tin công ty
- Không phát sinh bất kỳ chi phí nào thêm
2. Nếu khách KHÔNG lấy hóa đơn
- Tiếp tục quy trình tạo đơn bình thường
-
Nếu khách CÓ lấy hóa đơn VAT
Nhân viên thu đủ 5 thông tin bắt buộc vào form:
https://forms.gle/uPdt1YPD3tLhJYXQ9
Thông tin bao gồm:
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Địa chỉ công ty
- Mã đơn hàng
- Email nhận hóa đơn
Lưu ý bắt buộc:
Khách phải cung cấp thông tin xuất hóa đơn:
- Ngay khi gửi đơn, hoặc
- Muộn nhất 3 NGÀY kể từ ngày gửi hàng
👉 Sau thời hạn này, Bảo An xuất mặc định khách lẻ và không hỗ trợ chỉnh sửa/thay thế hóa đơn.
Thời gian phát hành hóa đơn
- Kế toán sẽ xuất hóa đơn dựa trên thông tin khách đã cung cấp.
- Hóa đơn sẽ được phát hành sau 5 NGÀY kể từ khi giao hàng thành công.
- Hóa đơn được gửi tự động vào email đã đăng ký.
-
Trường hợp shipper mang hàng ra gửi nhưng không biết thông tin hóa đơn
Rất thường gặp – xử lý như sau:
Hỏi shipper:
“Anh/chị có biết công ty chủ hàng có lấy hóa đơn VAT không ạ?”
Nếu shipper không biết:
- Yêu cầu liên hệ chủ hàng/kế toán để xác nhận tại chỗ
- Không tự ý chọn “không xuất hóa đơn”
-
Khi khách hỏi: “Giá này đã bao gồm VAT chưa?”
Trả lời chuẩn:
“Dạ giá bên em báo là giá đã bao gồm 8% VAT rồi ạ.”
-
Hoá đơn xuất riêng lẻ từng đơn hay xuất theo 1 bảng kê danh sách các đơn.
Trả lời chuẩn:
“Xuất riêng lẻ từng đơn, đơn nào xuất xong đơn đó, không xuất gộp ạ.”
-
Khách hỏi nội dung hoá đơn ghi như thế nào
Nội dung hoá đơn ghi đầy đủ thông tin mà pháp luật quy định hiện tại: Cước vận chuyển hàng hoá từ A – B, biển số xe và mã đơn hàng.
Ví dụ: Cước vận chuyển hàng từ Hồ Chí Minh : Kho Quận 12-Hà Nội: Kho Văn Điển Thanh Trì/ Biển số xe: 29K- 041.05/Mã đơn:KQ120111250009
XỬ LÝ TÌNH HUỐNG & LỖI THƯỜNG GẶP
-
Nhập sai thông tin công ty, nhập nhầm khách cá nhân – muốn sửa/đổi
Xử lý:
→ Nhập lại thông tin một lần nữa vào form. Kế toán sẽ lấy dữ liệu mới nhất.
-
Shipper không biết → bỏ qua mục hóa đơn
Xử lý:
- Bắt buộc yêu cầu shipper gọi ngay chủ hàng/kế toán
- Không tự chọn “không xuất VAT”
-
Khách yêu cầu “Xuất hóa đơn rồi mới thanh toán cước”
Xử lý:
→ Giải thích với khách thời điểm phát hành hoá đơn là 5 ngày sau khi giao thành công.
Trường hợp khách cần hỗ trợ xuất ngay:
→ Nhắn nhóm kế toán hoặc gọi 0793.000.365 để hỗ trợ xuất hóa đơn ngay cho khách.
-
Khách muốn xuất hóa đơn CHÊNH hoặc BỚT
Nguyên tắc tuyệt đối:
Bảo An chỉ xuất hóa đơn ĐÚNG SỐ TIỀN CƯỚC VẬN CHUYỂN.
→ Không xuất hóa đơn chênh – bớt – không đúng số tiền thực tế.
-
Xuất hóa đơn cho ai?
Bảo An xuất hóa đơn cho NGƯỜI GỬI hoặc NGƯỜI NHẬN, theo yêu cầu khách hàng.
Khách phải cung cấp thông tin:
- Ngay khi gửi hàng
- Hoặc muộn nhất 3 ngày sau khi gửi
6. Khách hỏi căn cứ pháp lý
Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm a, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123.
Hotline kế toán: 0793.000.365
Hướng dẫn tra cứu đơn hàng
Cách 1: Tự tra cứu dựa trên thời gian vận chuyển & vị trí đơn hàng trên App (tham khảo)
- VP Gửi: Hàng vẫn đang ở VP gửi hoặc ở kho chưa bốc lên xe đi
- Trên xe: Hàng đang được vận chuyển ->mở quản lý chuyến để xem thông tin chuyến, số điện thoại lái xe.
- Trên xe trung chuyển từ các văn phòng về kho: Hẹn thời gian theo danh sách điểm trả hàng.
- Trên xe Bắc Nam: Check định vị xe hoặc gọi hỏi lái xe.
- Trên xe nối tuyến: Nhận hàng hôm sau ngày nối tuyến.
- VP nhận: Hàng đang ở VP nhận đang chở giao khách
- Chờ nhận hàng: Hàng đã về tới kho chờ lái xe lấy đi giao.
- Đang vận chuyển: Lái xe đang chở đơn hàng đi giao.
- Đã giao: Hàng đã được giao
Cách 2: Liên hệ kho/lái xe đang tiếp nhận đơn hàng (chính xác nhất)
- Gọi hoặc nhắn Zalo các nhóm/lái xe đang tiếp nhận đơn hàng.
Sự cố tra đơn:
- Trường hợp sự cố (vị trí hàng không đúng trên App, lái xe không thấy hàng, lái xe giao thiếu hàng…): Liên hệ trực tiếp cho lái xe đang chở hoặc liên hệ vị trí kho gần nhất tiếp nhận đơn hàng.
Hướng dẫn tra cứu thu hộ
1- Thời gian hoàn tiền thu hộ
- Đối với các đơn xe Bảo An trực tiếp giao: Hoàn tiền từ 1 – 2 ngày sau giao
- Đối với các đơn nối tuyến: Hoàn tiền từ 3 – 5 ngày sau giao.
2- Tra cứu chính xác khi nào hoàn tiền
- Thấy tích giao ngày nào thì hẹn khách tối hôm sau kế toán chuyển khoản lại. Ví dụ tích giao 5/6 thì tối 6/6 chuyển tiền thu hộ cho khách
- Chưa thấy tích giao mà khách báo đã nhận từ 3 ngày trở lên thì báo khách nhắn Zalo kế toán đối soát hoặc gửi lên nhóm Zalo hỗ trợ kế toán.
3- Khách muốn lấy biên nhận chuyển tiền
- Nhắn nhóm Zalo hỗ trợ kế toán để lấy biên nhận hoặc liên hệ kế toán 0785.858.666
Hướng dẫn tra cứu thu hộ
1- Thời gian hoàn tiền thu hộ
- Đối với các đơn xe Bảo An trực tiếp giao: Hoàn tiền từ 2 – 3 ngày sau giao
- Đối với các đơn nối tuyến: Hoàn tiền từ 3 – 5 ngày sau giao.
2- Tra cứu chính xác khi nào hoàn tiền
- Thấy tích giao ngày nào thì hẹn khách tối hôm sau kế toán chuyển khoản lại. Ví dụ tích giao 5/6 thì tối 6/6 chuyển tiền thu hộ cho khách
- Chưa thấy tích giao mà khách báo đã nhận từ 3 ngày trở lên thì báo khách nhắn Zalo kế toán đối soát hoặc gửi lên nhóm Zalo hỗ trợ kế toán.
3- Khách muốn lấy biên nhận chuyển tiền
- Nhắn nhóm Zalo hỗ trợ kế toán để lấy biên nhận hoặc liên hệ kế toán 0785.858.666
Hướng dẫn các công việc của bưu cục viên
Các danh mục đào tạo, hướng dẫn bưu cục viên:
- Nhận hàng khách đến gửi tại văn phòng
- Giao hàng cho khách tại văn phòng
- Các vấn đề cần xử lý:
- Tra cứu đơn hàng
- Khách huỷ đơn/đổi hàng sau khi đã mang ra gửi
- Khách sửa/huỷ thu hộ
- Khách/shipper ra gửi muốn kê sai cước vận chuyển để ăn chênh hoặc ứng ship
- Khách muốn giảm cước/chê cước đắt
- Khách muốn hợp tác gửi thường xuyên
- Khách có khiếu nại (hư vỡ, ướt, mất hàng…)
1. Hướng dẫn nhận hàng tại văn phòng
| Đầu việc | Hướng dẫn | |
| 1. Hàng KHÔNG nhận vận chuyển | Hàng KHÔNG nhận vận chuyển:
1. Bể cả (có nước hoặc không) 2. Ma tuý, chất gây nghiện, cần sa, cỏ Mỹ… (Bất kể chất cấm nào) 3. Rượu ngoại không có hóa đơn đỏ V.A.T (hóa đơn điện tử) 4. Hàng đông lạnh, hàng ướp đá 5. Thuốc lá ngoại, thuốc lá ngội (không nhận bất kể loại thuốc lá nào) 6. Thực phẩm tươi 7. Thực phẩm khô có thời gian bảo quản <1 tuần 8. Hoa quả (trừ bưởi và phật thủ) 9. Cây cảnh sống 10. Hoa tươi 11. Chất cháy nổ, tiền, thẻ ATM, vàng, bạc 12. Thuốc lá điện tử, tinh dầu thuốc lá, pod… (cấm tuyệt đối) 13. Gỗ chưa thành phẩm, thớt, trầm hương |
|
| 2. Hỏi có hàng dễ vỡ (thủy tinh, mặt kính, sứ…) và tư vấn dịch vụ bao bọc hàng + chính sách vận chuyển đối với hàng rủi ro | Kiểm tra > tư vấn bao bọc lại > bao bọc > thông báo chính sách. | |
| 3. Hỏi khách có lấy hoá đơn VAT cho công ty hay không | Mỗi khách ra gửi hàng nhân viên đều phải hỏi khách có lấy hoá đơn VAT cho công ty hay không
|
|
| 4. Tính cước vận chuyển, thu hộ, phụ phí
Có trường hợp khách báo đã hỏi giá với tổng đài Bảo An, VP cân đo tính cước theo thực tế vì có rất nhiều khả năng khách cung cấp thông tin cân nặng kích thước KHÔNG ĐÚNG THỰC TẾ cho tổng đài. Đơn nào tổng đài đã chốt giá tổng đài sẽ thông báo riêng cho VP. |
1. Xe máy, xe đạp, xe đạp điện: Bảng giá xe máy, giá đã bao gồm phí bọc xe bằng 2 lớp (1 lớp xốp nổ, 1 lớp bìa)
2. Hàng bưu phẩm, kiện: Hàng nặng và gọn Hàng cồng kềnh to và nhẹ Kết hợp cả nặng gọn và cồng kềnh Phụ thu: Phí bao bọc hàng Hàng quá tải Hàng quá khổ Thanh dài 4. Thu hộ: Nhập số tiền thu hộ, số tài khoản nhận tiền thu hộ Báo thời gian hoàn tiền thu hộ Báo phí thu hộ hỏi rõ phí thu hộ khách gửi trả hay người nhận trả 5. Tiền cước trừ vào COD 1. Hỏi tổng số tiền muốn thu người nhận 2. Tiền thu hộ = Tổng thu người nhận – tiền cước 3. Phí thu hộ trừ vào tiền thu hộ sau |
|
| 1. Điền đủ thông tin SĐT, tên người gửi và người nhận. Trong trường hợp shipper là người ra gửi hàng cần hỏi rõ SĐT của chủ hàng.
2. Phần địa chỉ giao hàng nếu hàng gửi chành, hàng giao tận nơi, hàng nối tuyến hoặc trên lịch trình hàng có ký hiệu chữ đỏ tích vào ô giao tận nơi. 3. Hàng nối tuyến: Là những đơn sau khi về kho Kho Cảng Hà Nội hoặc Kho Hồ Chí Minh Quận 12 sau đó sẽ chuyển sang xe đi tỉnh khác để giao cho khác (VD: Hàng đi Hải Phòng, sau khi hàng về tới Kho Cảng Hà Nội sẽ chuyển xe về Hải Phòng) Chọn VP nhận: “Kho Quận 12, hoặc Kho Cảng Hà Nội”. Ký hiệu những đơn nối tuyến trên lịch trình hàng là NN, AS. Thêm nhãn “Nối tuyến” và thêm nhã xe nối tuyến. VD “SG: Sài Gòn” 4. Hàng giao tận nơi: Chọn văn phòng nhận ở Sài Gòn là “Hồ Chí Minh: Kho Quận 12” hoặc Hà Nội là “Hà Nội: Kho Hai Bà Trưng” Thêm nhãn “Giao tận nơi” 5. Đơn nào có ghi chú/lưu ý cần thêm nhãn “Đọc Ghi Chú” |
||
| 6. Kiểm tra thông tin + người gửi ký vào biên nhận | Báo khách kiểm tra lại thông tin trên bill (SĐT người gửi và nhân, tên, địa chỉ, tiền thu hộ, STK…) và ký nhận và yêu cầu khách cất giữ biên nhận đến lúc đơn hàng hoàn tất. | |
| 7. Dán tem hàng hoặc ghi thông tin lên hàng |
|
2. Hướng dẫn giao hàng tại văn phòng
| Đầu việc | Hướng dẫn |
| 1. Lấy phơi của lái xe & nhập kho trên App + kiểm số lượng hàng |
(Lưu ý: Kiểm đủ hàng nhận so với phơi, nêu thiếu hay thừa báo lại kho ngay) |
| 2. Gọi khách ra lấy hàng |
Khi khách ra lấy hàng:
|
| 3. Khách muốn kiểm hàng |
|
| 4. Sự cố (khách không nhận,sai tiền cước, thu hộ…) |
|
| 5. Khách muốn đổi giao hàng tận nơi |
|
| 6. Hàng hư vỡ, ướt hỏng… |
|
| 7. Kiểm kho |
|
3. Các vấn đề thường gặp và cách xử lý
| 1. Tra cứu đơn hàng | |
| Cách 1: Tự tra cứu dựa trên thời gian vận chuyển & vị trí đơn hàng trên App (tham khảo) | |
|
|
| Cách 2: Liên hệ kho/lái xe đang tiếp nhận đơn hàng (chính xác nhất) | |
|
|
| 2. Khách huỷ đơn/đổi hàng sau khi đã mang ra gửi | |
|
|
| 3. Khách sửa/huỷ thu hộ hoặc STK nhận thu hộ | |
| Trường hợp 1: Nếu khách còn ở văn phòng gửi: Thu lại biên nhận đã đưa khách, sửa lại số tiền/STK và đưa biên nhận mới cho khách
Trường hợp 2: Nếu khách đã rời đi và yêu cầu sửa thu hộ/STK: Yêu cầu khách SỬ DỤNG ĐÚNG SĐT ĐÃ ĐĂNG KÝ LÀ NGƯỜI GỬI NHẮN TIN SMS số tiền cần thu/STK. Nhân viên chụp màn hình gửi lên nhóm Zalo Bằng Chứng + mã đơn. (Rất quan trọng vì có những trường hợp lừa đảo, khách không nhớ, hoặc khách cố tính chơi xấu) |
|
| 4. Khách/shipper ra gửi muốn kê sai cước vận chuyển để ăn chênh hoặc ứng ship | |
| Trường hợp 1: Shipper ra gửi muốn kê cao cước vận chuyển để ăn chênh lệch so với cước Bảo An Express báo Cách xử lý: Không chấp nhận. Cước tính ra bao nhiêu lên đơn bấy nhiêu. Vì kê cao cước ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Khách thấy cước cao lần sau khách không gửi nữa và nhân viên khi nộp tiền về phải bù tiền cước chênh lệch. | |
| Trường hợp 2: Shipper/khách ra gửi muốn ứng tiền xe ôm, ứng tiền công chở ra văn phòng. Cách xử lý: Tính cước vận chuyển Bảo An Express + số tiền khách muốn ứng trước (số tiền này nhập vào phần cước lấy tận nơi, ghi nội dung là người gửi ứng trước tiền, thu của người nhận sau. KHÔNG tích vào ô lấy tận nơi. Ghi chi phí đẻ cuối ngày nộp tiền về trừ cho kế toán). | |
| 5. Khách muốn giảm cước/chê cước đắt | |
|
|
| 6. Khách muốn hợp tác gửi thường xuyên | |
|
|
7. Khách có khiếu nại (hư vỡ, ướt, mất hàng…)
|
